وحدة القلم السري والبريد المركزي
الرؤية (Vision)
تسعى وحدة القلم السري والبريد المركزي إلى أن تكون منظومة إدارية رائدة في إدارة المراسلات الرسمية، تعتمد الدقة والسرية والسرعة في إنجاز الأعمال، بما يدعم كفاءة الأداء المؤسسي ويواكب التحول الرقمي.
الرسالة (Mission)
تلتزم الوحدة بتنظيم واستلام وتسجيل وتوزيع وحفظ المراسلات الرسمية الصادرة والواردة وفق أعلى معايير الدقة والسرية، وباستخدام أنظمة حديثة تضمن انسيابية العمل وسرعة الإنجاز، بما يخدم أهداف المؤسسة ويرتقي بمستوى الأداء الإداري.
الأهداف (Goals)
ضمان السرية التامة في تداول وحفظ المراسلات الرسمية.
تحقيق السرعة والدقة في تسجيل وتوزيع البريد الوارد والصادر.
تنظيم الأرشفة الورقية والإلكترونية بطريقة تسهّل الرجوع إلى الوثائق.
اعتماد الأنظمة الإلكترونية الحديثة في إدارة البريد والمراسلات.
تقليل الأخطاء الإدارية من خلال توحيد إجراءات العمل.
تعزيز التواصل الفعّال بين أقسام المؤسسة عبر انسيابية نقل البريد.
رفع كفاءة العاملين في الوحدة من خلال التدريب المستمر.
متابعة البريد الرسمي وضمان وصوله إلى الجهات المعنية في الوقت المناسب.
نشاطات وأعمال وحدة القلم السري والبريد المركزي
تتولى وحدة القلم السري والبريد المركزي مجموعة من المهام الأساسية التي تضمن تنظيم المراسلات الرسمية وانسيابية تداولها داخل المؤسسة، ومن أبرزها:
1.استلام البريد الوارد من الجهات المختلفة (الرسمية وغير الرسمية) وتدقيقه وفرزه حسب الجهة المختصة.
2.تسجيل الكتب الرسمية الواردة والصادرة في السجلات الخاصة أو الأنظمة الإلكترونية المعتمدة، مع إعطائها أرقام وتواريخ رسمية.
3.توزيع البريد الوارد إلى الأقسام والشُعب المعنية حسب الاختصاص وبأسرع وقت ممكن.
4.اعداد وإصدار البريد الصادر بعد تدقيقه أصولياً من حيث الشكل والمضمون واعتماده من الجهات المخولة.
5.متابعة الكتب الرسمية للتأكد من وصولها إلى الجهات المعنية واستلام الردود ضمن المدد المحددة.
حفظ وأرشفة المراسلات (ورقياً وإلكترونياً) بطريقة منظمة تضمن سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
6.ضمان سرية المعلومات في تداول الكتب الرسمية، خاصة الكتب ذات الطابع السري أو الخاص.
7.تنظيم حركة البريد الداخلي بين أقسام ووحدات المؤسسة بشكل دقيق ومنظم.
8.التعامل مع البريد الخارجي (بريد حكومي، بريد سريع، شركات نقل) وإجراءات الإرسال والاستلام.
9.تدقيق صحة البيانات في الكتب الرسمية مثل الأسماء، التواريخ، الأرقام، والعناوين قبل الإرسال.
10.اعداد تقارير دورية عن حركة البريد (الوارد والصادر) لعرضها على الإدارة العليا.
11.المساهمة في التحول الإلكتروني من خلال استخدام الأنظمة الحديثة لإدارة المراسلات وتقليل الاعتماد على الورق.