الكلية التقنية الصحية والطبية/بابل
شعبة شؤون الطلبة
الرؤية والرسالة والاهداف
تعد شعبة شؤون الطلبة القلب النابض للكلية التقنية الصحية والطبية، فهي المحطة الأولى للطالب عند قبوله والأخيرة عند تخرجه. تهدف هذه الشعبة إلى خلق بيئة إدارية وتنظيمية تدعم المسيرة الأكاديمية للطلبة وتضمن حقوقهم.
1. الرؤيةVision
الريادة والتميز في تقديم الخدمات الإدارية والارشادية للطلبة وفق معايير الجودة الشاملة، والتحول الكامل نحو الإدارة الإلكترونية (الأتمتة) لتسهيل مسيرة الطالب من القبول حتى التخرج، بما يسهم في بناء بيئة جامعية محفزة للإبداع.
2. الرسالةMission
تقديم خدمات إدارية متكاملة تتسم بالدقة والشفافية والسرعة، والعمل كحلقة وصل فعالة بين الطالب والكلية، مع الالتزام بتطبيق القوانين والتعليمات الوزارية النافذة، وضمان حفظ وتوثيق بيانات الطلبة بمهنية عالية.
3. الأهداف Goals
تسعى شعبة شؤون الطلبة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الاستراتيجية، منها:
- تنظيم القبول والتسجيل: إتمام عمليات تسجيل الطلبة الجدد وتوزيعهم على الأقسام الطبية والتقنية وفقاً للضوابط والمدخلات المعتمدة.
- الأرشفة الإلكترونية: بناء قاعدة بيانات رقمية رصينة لكل طالب (السجل الأكاديمي) تضمن سرعة استرجاع المعلومات ودقتها.
- المتابعة الأكاديمية: إصدار الوثائق، الشهادات الجدارية، وتأييدات التخرج، ومتابعة حالات الرسوب والنجاح والترقين.
- الدعم والإرشاد: توجيه الطلبة وتعريفهم بالأنظمة والتعليمات الامتحانية والانضباطية لضمان وعيهم بحقوقهم وواجباتهم.
- التطوير المستمر: تبسيط الإجراءات الإدارية وتقليل الروتين من خلال استخدام التقنيات الحديثة في التعامل مع طلبات المراجعة.
- التواصل الفعال: التنسيق مع الأقسام العلمية وعمادة الكلية لضمان انسيابية المسيرة الدراسية وحل المشكلات الإدارية التي قد تواجه الطلبة.
الهيكل التنظيمي المعتاد للشعبة
عادة ما تضم الشعبة الوحدات التالية لضمان تحقيق أهدافها:
- وحدة التسجيل.
- وحدة الوثائق والشهادات.
- وحدة الأرشفة والمعلومات.
وحدة التسجيل
1. الرؤية (Vision)
الوصول إلى نظام تسجيل ذكي ومتكامل يعتمد على التقنيات الرقمية الحديثة، يضمن الدقة المتناهية في إدارة بيانات الطلبة، ويحقق أعلى مستويات الرضا من خلال سرعة الإنجاز والشفافية في التعامل.
2. الرسالة (Mission)
إدارة وتوثيق المسيرة الأكاديمية للطلبة بمهنية عالية، من خلال تطبيق ضوابط القبول والتحويل بدقة، وتوفير قاعدة بيانات شاملة ومحدثة تدعم اتخاذ القرار في الكلية، مع الالتزام التام بالمعايير الوزارية.
3. الأهداف (Goals)
تتمحور أهداف وحدة التسجيل حول النقاط التالية:
- إدارة عمليات القبول: استقبال الطلبة الجدد وتدقيق ملفاتهم الرسمية وضمان استيفائهم لشروط القبول في الأقسام الطبية والتقنية.
- التوثيق الأكاديمي: إصدار وتحديث “بطاقة الطالب” وحفظ السجلات الورقية والإلكترونية التي توثق السيرة الدراسية لكل طالب.
- تنظيم الانتقال والاستضافة: إدارة ملفات الطلبة الراغبين في الانتقال من وإلى الكلية، أو حالات الاستضافة، وفقاً للتعليمات النافذة.
- إصدار الهويات الطلابية: تزويد الطلبة بالهويات الجامعية الرسمية وتجديدها دورياً.
- الرقابة الإدارية: متابعة حالات الانقطاع، التأجيل، المباشرة، وترقين القيد، وإعداد الإحصائيات الدورية للجهات العليا.
- تحقيق الأتمتة: التحول التدريجي نحو التسجيل الإلكتروني الكامل لتقليل الأخطاء البشرية وتسريع الإجراءات.
ملخص عمل وحدة التسجيل
تُعد وحدة التسجيل الركيزة الأساسية في شعبة شؤون الطلبة في الكلية التقنية الصحية والطبية-بابل، وهي حلقة الوصل المباشرة بين الطالب والجامعة والوزارة.
تتولى وحدة التسجيل إدارة الملف الأكاديمي للطالب منذ لحظة قبوله وحتى تخرجه.
المهام الرئيسية لوحدة التسجيل
تتركز أعمال الوحدة في عدة محاور أساسية وفقاً لضوابط جامعة الفرات الاوسط التقنية والتعليمات الوزارية:
إجراءات القبول والتسجيل:
استقبال الطلبة الجدد المقبولين مركزياً أو عبر قنوات القبول الأخرى (المتميزين، الأوائل، الدراسة المسائية).
فتح الملفات الورقية (الأضابير) وأرشفتها إلكترونياً، مع استلام وتدقيق المستمسكات الرسمية.
مطابقة البيانات المدخلة في نظام التسجيل الإلكتروني مع الوثائق الأصلية لضمان دقتها.
المتابعة الدراسية والإدارية:
1. إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بمباشرة الطلبة، وكذلك حالات الرسوب، الفصل، وترقين القيد.
2. ترويج معاملات النقل والاستضافة من وإلى الكلية وفق الضوابط السنوية.
3. إصدار تأييدات الاستمرارية بالدراسة للطلبة لمراجعة الدوائر والمؤسسات المختلفة.
التدقيق والوثائق:تدقيق صحة صدور وثائق الدراسة الإعدادية للطلبة المقبولين..4
تنظيم قوائم بأسماء الطلبة المقبولين وتوزيعهم على الأقسام العلمية (تقنيات التأهيل الطبي والعلاج الطبيعي، تقنيات الأشعة والسونار). .5
. الإجابة على المخاطبات الرسمية والكتب الواردة من الوزارة والجهات الأخرى بخصوص شؤون الطلبة.6
متطلبات التسجيل المعتادة عند مراجعة الوحدة لغرض التسجيل، يُطلب عادةً:
استمارة التسجيل الإلكترونية المطبوعة. .1
وثيقة الإعدادية الأصلية المصدقة (أو تأييد بالدرجات لحين صدورها)..2
3. المستمسكات الثبوتية (البطاقة الموحدة، بطاقة السكن) مع صور شخصية حديثة بخلفية بيضاء.
4. الفحص الطبي لضمان الأهلية للدراسات الطبية والتقنية.
وحدة الأرشفة الإلكترونية
تعتبر وحدة الأرشفة الإلكترونية الركيزة التقنية الحديثة التي تحمي الإرث المعلوماتي للكلية؛ فهي المسؤولة عن تحويل المستندات الورقية إلى أصول رقمية آمنة، مما يضمن سرعة الوصول إلى البيانات وحمايتها من التلف أو الضياع.
1. الرؤية (Vision)
التحول الكامل نحو بيئة عمل “بلا ورق” (Paperless)، والوصول إلى نظام أرشفة رقمي ذكي ومتطور يوفر أقصى درجات الأمان والسرعة في تداول واسترجاع المعلومات الطلابية والأكاديمية.
2. الرسالة (Mission)
حماية وحفظ الوثائق الرسمية وسجلات الطلبة باستخدام تقنيات المسح الضوئي والتصنيف الرقمي المتقدم، مع ضمان سرية البيانات وتيسير تدفق المعلومات بين الأقسام العلمية والإدارية بدقة وكفاءة.
3. الأهداف (Goals)
- الحفظ الرقمي الآمن: تحويل كافة ملفات الطلبة (الأولية والعليا) والكتب الرسمية إلى صيغ رقمية لضمان بقائها وعدم تعرضها للتلف الطبيعي أو الضياع.
- سرعة استرجاع البيانات: تقليل الوقت المستغرق في البحث عن أوليات الطلبة أو الخريجين من ساعات أو أيام إلى ثوانٍ معدودة عبر منظومة بحث إلكترونية.
- دعم اتخاذ القرار: توفير قاعدة بيانات إحصائية دقيقة لعمادة الكلية وشعبة شؤون الطلبة تساعد في استخراج التقارير والنتائج بسرعة ودقة.
- توفير المساحات: تقليل الاعتماد على الأرشيف الورقي التقليدي الذي يستهلك مساحات مكتبية كبيرة ويعرض الوثائق لمخاطر الحريق أو الرطوبة.
- أمن المعلومات والخصوصية: وضع نظام صلاحيات دقيق يمنع الوصول إلى بيانات الطلبة وسجلاتهم إلا من قبل الأشخاص المخولين فقط.
- التكامل التقني: الربط مع وحدات التسجيل والوثائق لتغذية الأنظمة الإلكترونية بالبيانات الممسوحة ضوئياً وتحديثها دورياً.
وحدة الوثائق
تعتبر وحدة الوثائق في الكلية التقنية الصحية والطبية الواجهة الختامية لرحلة الطالب والأكثر أهمية لمرحلة ما بعد التخرج، حيث تعنى بمنح الشرعية القانونية والأكاديمية لجهود الطلبة من خلال إصدار الشهادات والوثائق الرسمية.
1. الرؤية (Vision)
التميز والدقة في توثيق المخرجات الأكاديمية، والوصول إلى نظام عالمي لإصدار الوثائق الرقمية والمؤمنة (Smart Documents) التي تمنع التزوير وتسهل إجراءات التصديق محلياً ودولياً.
2. الرسالة (Mission)
تقديم خدمات دقيقة وموثوقة للخريجين من خلال إصدار وثائق التخرج والشهادات الجدارية وفقاً للضوابط والتعليمات الوزارية، مع الالتزام بأعلى معايير الجودة في التدقيق لضمان حقوق الخريجين العلمية والقانونية.
3. الأهداف (Goals)
- دقة البيانات الأكاديمية: التدقيق النهائي والمطابقة التامة لدرجات الخريجين وساعاتهم الدراسية (النظرية والعملية) قبل إصدار أي وثيقة.
- إصدار الوثائق والشهادات: تنظيم إصدار وثائق التخرج باللغتين العربية والإنجليزية، والشهادات الجدارية، وكتب تأييد التخرج للجهات المختلفة.
- صحة الصدور: الإجابة السريعة والدقيقة على مخاطبات صحة الصدور الواردة من مؤسسات الدولة والجامعات الأخرى لضمان مصداقية شهادات الكلية.
- الحماية من التزوير: استخدام الأختام الفنية، العلامات المائية، أو الرموز الأمنية (QR Code) لحماية الوثائق الصادرة من أي تلاعب.
- الأرشفة والتوثيق: مسك سجلات “الأساس” (سجلات الدرجات الكبرى) والحفاظ عليها كمرجع قانوني دائم للكلية.
- تبسيط الإجراءات: تقليل الجهد والوقت اللازمين لحصول الخريج على وثيقته من خلال اعتماد أنظمة إلكترونية لتقديم الطلبات ومتابعتها.
.